SAP lisans denetimi sürdürülebilirlik açısından son derece önemli bir yere sahip. Günümüzde pek çok SAP müşterisi, lisans uyumluluğunu sürdürmek ve lisans maliyetlerini kontrol altında tutabilmek adına yılda bir kez SAP’ye raporlama yapmak zorundadır.
Bu kritik görevi yerine getirmenin kabul edilen yolu, ölçülen verilerinizi (USMM raporları) SAP Lisans Uyumluluk ve İzleme Aracı’na (LAW) yüklemek ve elde edilen LAW raporu SAP’ye sunmaktır. Bu noktada fazla kullanım tespit edilirse, SAP ekstra lisans alımının gerekliliğini belirterek müzakereleri başlatır.
SAP lisans denetimi başladığında, genellikle SAP Basis Ekibi’nden bir BT profesyoneli teknik yönlerle ilgilenir. Bu kapsamda, kullanıcı kayıtlarını temizleme, SAP notlarını uygulama ve SAP ölçüm araçlarını çalıştırma gibi teknik işlemler gerçekleştirilir. Denetim sonrasında ise Tedarik departmanı, yeni lisans alımları veya sözleşme yenilemeleri için SAP ile görüşmeleri yürütür.
SAP Lisans Denetimi ve Lisansları
SAP lisansları bir kez satın alındığında, bu lisanslardan vazgeçmek veya bakım maliyetlerini azaltmak oldukça zordur. Bu nedenle, tüm tarafların gerçek kullanım ve yetkilendirme kapsamı gibi önemli bilgileri yanı sıra kullanıcı oturum açma yaşam döngüsü ve sınıflandırma kriterleri gibi süreçleri dikkate alması gerekmektedir. Bu sayede, milyonlarca liralık tasarruf potansiyeli ortaya çıkabilir.
Günümüzde karmaşıklaşan SAP lisans yönetimi, gelecekteki dönüşümlerle birlikte daha da karmaşık hale gelebilir. SAP dolaylı erişim zorluklarını aşmak ve lisans uyumluluğunu sağlamak için aşağıdaki temel çıkarımlar önem taşımaktadır:
- Sistem içindeki üçüncü taraf etkileşimlerini yakından takip edin ve bunları doğru bir şekilde analiz edin.
- SAP lisans denetimi öncesinde, mevcut kullanımınızı detaylı bir şekilde inceleyin ve fazla kullanım risklerini öngörün.
- Eski veya Dijital Erişim gibi lisanslama modellerinden birini seçerek işletmenizin ihtiyaçlarına uygun bir strateji belirleyin.
- SAP ile olan sözleşme seçeneklerini anlayarak, lisans uyumluluğunu sağlamak ve maliyetleri yönetmek adına doğru adımları atın.
- İhtiyaçlarınıza en uygun belge lisanslama seçeneklerini değerlendirin ve kullanımınızı optimize edin.
SAP Dolaylı Erişim Konusunda Proaktif Olun
SAP dolaylı erişim konusundaki proaktif yaklaşımı oldukça önemlidir. USMM ve SAP LAW gibi araçlar dolaylı erişimi doğrudan tespit edemese de SAP notları ve güncellemeleri sayesinde RFC kullanıcıları için olası dolaylı erişim senaryoları belirlenebilir.
Bu nedenle, SAP denetim departmanının, dolaylı erişimin varlığına dair ipuçlarını içeren raporları dikkate aldığı bilinmektedir. Bu, SAP kullanıcılarının gelecekteki lisans denetimleri için hazırlıklı olmaları gerektiği anlamına gelmektedir.
Özellikle Salesforce gibi üçüncü taraf çözümler kullanılıyorsa ve bu çözümlere ait lisanslar eksikse, SAP’nin denetim yapma olasılığı yüksektir. Ayrıca, SAP’nin rekabetçi çözümler tercih edildiğinde de denetimler gerçekleştirdiği unutulmamalıdır.
Bir yazılım lisansı denetimi sırasında SAP’nin öncelikli hedefi, üçüncü taraf arayüzlerini tespit etmektir. Bu arayüzler tespit edilirse, denetim sonucunda ciddi mali yükümlülükler veya ek lisans maliyetleri ortaya çıkabilir. Bu nedenle, SAP dolaylı erişim riskini azaltmanın bir çözümü olarak, şirketlerin arayüzlerini ve dolaylı erişim senaryolarını titizlikle analiz etmeleri gerekmektedir.
Bu analiz, SAP’nin denetim sürecine yanıt vermesi için gereken süreyi aşabileceği için erken başlamak önemlidir. SAP lisans denetimi öncesinde, mevcut sistem mimarisinin şeffaf bir şekilde anlaşılması, dolaylı erişim risklerinin belirlenmesi ve bilinçli kararlar alınabilmesi için gereklidir.
Manuel olarak değişiklik yapmak yerine, SAP lisans yönetimi araçları kullanılması önerilir. Bu araçlar, üçüncü taraf sistem kullanıcılarını gözden geçirip mevcut SAP kullanıcı havuzuyla çapraz kontrol yaparak önemli ve maliyetli analizleri kolaylaştırabilir.
SAP’nin müşterilere dijital erişim modelini önermesi, günümüzün hızla dijitalleşen dünyasına uyum sağlama çabalarının bir yansımasıdır. Dijital erişim modeli, SAP’nin bu yönde ilerlemek istediğini ve SAP COO Christian Klein’in SAP Sapphire konferansında tanıttığı Dijital Erişim Uyarlama Programı’nın bu hedef doğrultusunda atılmış bir adım olduğunu göstermektedir.
Dijital Erişim Modeli
Dijital dünyanın hızla evrildiği günümüzde, iş süreçlerini daha verimli ve şeffaf hale getirmek adına teknoloji devleri de önemli adımlar atmaktadır. Bu bağlamda, SAP da yıllık sistem ölçüm süreçlerini ve yazılım lisansı denetimlerini daha otomatik ve şeffaf bir şekilde yönetme hedefiyle önemli bir adım atmış bulunmaktadır.
SAP, müşterilerine daha iyi bir deneyim sunabilmek ve iş yüklerini hafifletmek amacıyla dolaylı erişim kavramını daha anlaşılır hale getiriyor. Ancak bu yeni model, yüzeyde göründüğünden daha karmaşık bir yapıya sahip gibi görünmektedir.
Yeni SAP dolaylı erişim modeli olan, Dijital Erişim model, üçüncü taraf arayüzlerinin, fatura oluşturma gibi dokuz farklı belge türünden birini yaratmaları durumunda ek lisanslamayı gerektiriyor.
Bu yeni belge lisanslama modeli, eski modele göre daha basit ve ölçülebilir bir yapı sunmayı amaçlamaktadır. Bu adım, kullanıcılar için daha açıklayıcı ve anlaşılır bir maliyet yapısı sunarken aynı zamanda SAP’nin de daha iyi bir lisans yönetimi sağlama hedefine katkıda bulunacaktır.