SaaS uygulamaları iş dünyasında hızla yaygınlaşırken, bu kaynakları etkili bir şekilde yönetmek ve optimize etmek daha büyük bir zorluk haline geliyor. SaaS uygulama rasyonalizasyonu, kuruluşların gereksiz ya da az kullanılan uygulamaları ortadan kaldırarak, yazılım portföyünü düzene sokma sürecidir. Bu süreç, verimliliği artırmak ve maliyet etkinliğini sağlamak açısından önemlidir.
Bir Temel Çizgisi Belirleme
Herhangi bir SaaS rasyonalizasyon girişiminin ilk adımı, mevcut ortamınızın net bir temel çizgisini oluşturmaktır. Bu temel çizgi, hangi SaaS uygulamalarının kullanımda olduğunu, her birinin maliyetlerini, kullanıcıların bu uygulamaları ne kadar benimsediğini ve genel etkinliğini kapsar.
Tüm kuruluş genelinde kullanılan SaaS uygulamalarının tam bir envanterini çıkarın. Bu süreç, yalnızca resmi olarak onaylanmış yazılımları değil, aynı zamanda çalışanların BT denetimi dışında kullanmaya başladıkları “gölge BT” olarak bilinen uygulamaları da içermelidir. Bu adım, kuruluşun gerçek yazılım portföyünün daha kapsamlı bir görüntüsünü sağlar.
Her uygulamanın kullanım oranını değerlendirin. Kaç çalışan bu uygulamayı aktif olarak kullanıyor? Uygulamanın tüm işlevselliğinden yararlanılıyor mu yoksa özelliklerinin bir kısmı kullanılmıyor mu? Bunun yanında, her uygulamanın iş birliği, üretkenlik ya da başka önemli metrikler açısından kuruluşa sağladığı değeri belirleyin.
Çözümler arasındaki örtüşen işlevler, düşük kullanım oranına sahip uygulamalar veya güncel iş ihtiyaçlarıyla örtüşmeyen yazılımlar gibi verimsizlik belirtilerini arayın. Bu analiz, rasyonelleştirilecek uygulamaları belirlemede kritik öneme sahiptir.
Departman başkanları, BT liderleri ve son kullanıcılar gibi paydaşları sürece dahil etmek, alınacak kararların başarısını artırır. Bu kişilerden elde edilen geri bildirimler, hangi uygulamaların iş akışları için kritik olduğunu ve hangilerinin kaldırılabileceğini belirlemede rehberlik eder.
Rasyonalizasyon çabalarının başarısını izlemek için ölçülebilir hedefler koyun. Hedefleriniz arasında uygulama sayısını azaltmak, maliyetleri düşürmek ya da belirli çözümler için kullanıcı benimseme oranlarını artırmak olabilir. Net hedefler, başarının izlenebilir hale gelmesine yardımcı olur.
Başarıyı Gösterme Yöntemleri
SaaS uygulama rasyonalizasyonu başarısını göstermek, genellikle net ve somut metriklerin olmadığı, daha zorlayıcı bir süreçtir. Ancak, SaaS yatırımlarının uzun vadeli değerini ortaya koymak için, başarıyı ölçmenin bazı yolları vardır,
- Sayılardan Ziyade Faydaları Göstermek
- Devam Eden Yatırımı Haklı Çıkarmak
Sayılardan Ziyade Faydaları Göstermek
Maliyet tasarrufu, SaaS yönetimindeki başarının ilk göstergesi olmayabilir. Başarıyı ölçmenin diğer yolları, BT destek biletlerinde azalma, sözleşme konsolidasyonu ve uygulamaların daha verimli kullanımı olabilir. Bu verilerle, SaaS uygulama rasyonalizasyonu işlemlerinin organizasyona sağladığı somut faydaları ifade edin.
Devam Eden Yatırımı Haklı Çıkarmak
SaaS yönetimi durmaksızın süren bir süreçtir; bu nedenle, rasyonalizasyon çabalarının devam eden inovasyon ve rekabet avantajı gibi stratejik hedeflere nasıl katkı sağladığını vurgulayarak, liderlik ekibine sürekli yatırım ihtiyacını aktarın. Böylece SaaS yönetimi için sürdürülebilir destek sağlamış olursunuz.
Kullanıcı Benimseme Oranlarını Takip Etmek ve Kazanımları Hesaplamak
Rasyonalizasyon süreci tamamlandığında, kullanıcıların yeni veya optimize edilen SaaS çözümlerine nasıl tepki verdiklerini ve bu çözümlerle nasıl etkileşime girdiklerini izlemek, sürecin başarı göstergelerinden biridir.
Bu aşamada kullanıcıların belirli SaaS çözümleriyle beklendiği gibi etkileşimde bulunup bulunmadıklarını ve uygulamanın sunduğu tüm özelliklerden yararlanıp yararlanmadıklarını gözlemlemek önemlidir. Kullanıcıların yeni çözümlerle aktif bir şekilde çalışıp çalışmadığını ve özellikleri tam anlamıyla kullanıp kullanmadığını anlamak, gereken durumlarda ek eğitim veya iletişim desteği sağlanmasına olanak tanır.
Örneğin, bazı kullanıcıların yeni bir uygulamanın tüm özelliklerinden haberdar olmaması veya belirli işlevleri kullanmada zorlanması, eğitim veya rehberlik gerektiren alanları işaret edebilir. Bu durumlarda şirket, kullanıcı benimseme oranlarını artırmak için eğitim programları düzenleyebilir veya uygulamanın etkinliğini artırmak amacıyla iç iletişim faaliyetleri gerçekleştirebilir. Böylelikle, SaaS rasyonalizasyonu yalnızca maliyet tasarrufu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda kullanıcı deneyimini iyileştirerek iş verimliliğini de artırır.
Kullanıcı benimseme oranlarının takibinin yanı sıra, kullanıcılar ve paydaşlardan rasyonalize edilmiş SaaS ortamıyla ilgili geri bildirim toplamak, uygulamaların ihtiyaçları karşılama düzeyini ve kullanıcı memnuniyetini değerlendirmek için önemli bir adımdır. Kullanıcılardan alınacak geri bildirimler, belirli SaaS uygulamalarının iş süreçlerine ne kadar katkıda bulunduğunu ve kullanıcıların bu değişikliklere ne derecede uyum sağladığını ortaya koyar. Bu süreçte, kullanıcıların ihtiyaçlarına uygun olmayan veya gereksinimlerini tam olarak karşılamayan uygulamalar belirlenebilir ve bu uygulamalar üzerinde gerekli ayarlamalar yapılabilir.