Yazılım Denetim ve bunlarla ilgili ipuçları hakkında konuşacağız. Kurumlar Yazılım Varlık Yönetimi‘nin kritik önemini kabul ederken ve sürekli gelişen kaynaklara adapte olurken, maalesef birçok kuruluş yazılım uyumluluğu denetimlerine yönelik olarak yetersiz kalmaktadır.
Bu durumun sebebi, yazılım lisans denetimlerinin her zaman klasik anlamda bir “denetim” şeklinde başlamayışı olabilmektedir. Sıklıkla bu denetimler, bir BT yöneticisi ile yazılım tedarikçisi arasında yapılan “dostane bir sohbet” olarak ortaya çıkar. Ardından, kuruluş “gönüllü” olarak uyumluluk açıklıklarını ve potansiyel yanlış kullanımları tespit eden bazı çalışmalara katılmaya teşvik edilmektedir.
Eğer kuruluşunuz bir yazılım tedarikçisi tarafından lisans denetimine alınıyorsa, sizi koruma amacıyla izlemeniz gereken bazı temel adımlar aşağıda sıralanmaktadır:
- Denetimi kabul edin: İlk olarak, denetimi kabul edin ve iş birliği yapmaya hazır olduğunuzu gösterin. Bu işlerin daha sorunsuz ilerlemesine yardımcı olabilir.
- Yasal danışmanınızı bilgilendirin: Şirketinizin yasal departmanını hemen bilgilendirin. Uyumluluk sorunlarıyla ilgili yasal uzmanlarınızın danışmanlığına sahip olmak büyük önem taşır.
- Denetimi bir proje olarak ele alın:IT, Satın Alma ve Finans departmanları gibi ilgili tüm ekipleri denetime dahil edin. Her bir ekip, uyumluluk çalışmalarınızın farklı yönlerine katkıda bulunabilir.
- Önce kendi uyumluluğunuzu kontrol edin:Kendi Tüm yazılım varlıklarınızı ve kullanım verilerinizi derleyin. İlgili verilere kolay erişim sağlamak önemlidir.
- Durdurun ve Panik Satın Alımlardan Kaçının: Herhangi bir lisans satın alımını askıya alın. Yeni lisans alımlarının “panik satın alma” olarak algılanabileceğini unutmayın ve bu alımlar genellikle sonuç raporunuza dahil edilmez. Denetim sonuçlarına göre hareket etmek daha mantıklı olacaktır.
- Sözleşmeleri Detaylı İnceleyin: Şirketinizin tüm yazılım sözleşmelerini ve destekleyici belgeleri detaylı bir şekilde inceleyin. Sözleşme kapsamını, izin verilen yazılım kullanımını ve geçerli lisanslama ölçütlerini anladığınızdan emin olun. Bazı yazılım satıcıları, küçük harf değişikliklerini veya internet bağlantılarındaki yeni değişiklikleri gizleyebilir.
- Lisanslama Metodolojisini İnceleyin: Denetim sonuçlarının hesaplanma yöntemlerini anlamak önemlidir, çünkü farklı satıcılar ve bölgeler farklı yaklaşımlar kullanabilir. Denetim mektubu aldığınız tarihten sonra yapılan satın alımların dikkate alınıp alınmadığını kontrol edin.
- Bilgiyi Yönetin: İç personeliniz ve dış denetçiler arasındaki iletişimi etkili bir şekilde yönetin. Personelinizin fazla yardımcı olmasına izin vermeyin ve sadece talep edilen bilgileri sağlayın. Bu, denetim sürecini daha fazla karmaşık hale getirmemek için önemlidir.
- Güvenlik ilkelerini gözden geçirin: Dış taraflara sağlanan bilgilerin, kuruluşunuzun güvenlik protokollerini ihlal etmediğinden emin olun. Bilgi Güvenliği Baş Sorumlunuz, IP adreslerini paylaşmaktan çekinebilir. Bu durumda, bir Karşılıklı Gizlilik Anlaşması (NDA) yapmayı düşünebilirsiniz.
- Denetçi bulgularını onaylayın: Denetçilerden aldığınız raporları ve analizleri her zaman tekrar kontrol edin. Bazı raporlar karmaşık görünebilir ve bu nedenle daha fazla ayrıntı veya itiraz talep etmekten çekinmeyin. Denetçiler bazen hatalı sonuçlar elde edebilir veya eksik bilgilerle çalışmak zorunda kalabilirler. Siz, kendi ortamınızın en iyi uzmanısınız! Hesaplama tutarsızlıkları veya yanlış beyan edilen bilgilere karşı itiraz etme hakkına sahipsiniz.
Kendi ortamınızda uzman sizsiniz! Hesaplama tutarsızlıklarına veya yanlış beyan edildiğini bulduğunuz gerçeklere itiraz etme hakkınız vardır.
- Farklı gündemlere dikkat edin: Yazılım uyumluluğu denetimi sırasında, denetçinin çıkarları ile sizin çıkarlarınızın farklı olabileceğini unutmayın. Özellikle lisans konumunuzu optimize etmek veya eksik yetkilendirmeleri bulmak denetçi için bir öncelik olmayabilir.
- Denetimi en iyi avantajınıza kullanın: Yazılım uyumluluğu denetimi, yaklaşan lisans yenilemeleri, büyük satın almalar veya mali yıl sonu gibi önemli zamanlarda daha güçlü bir müzakere pozisyonu oluşturmak için kullanılabilir. Denetim sonuçları, sözleşme müzakerelerinde size avantaj sağlayabilir.
- Denetim sonrası süreçleri iyileştirin:Denetim tamamlandığında elde ettiğiniz deneyimi değerlendirin ve bu bilgileri gelecekteki denetimlere daha iyi hazırlanmak için bir fırsat olarak görün:
- Denetim sonuçlarına dayanarak BT politikalarınızı ve yazılım varlık yönetimi stratejinizi güncelleyin. Eksiklikleri gidermek ve uyumluluğu artırmak için stratejik değişiklikler yapın.
- Kazanılan bilgi ve deneyimi, sadece mevcut satıcı için değil, diğer yazılım satıcılarına yönelik lisans yönetimi için de kullanın.
- Denetim sonuçları ve verileri eksiksiz bir şekilde belgeleyin. Bu, gelecekteki denetimler için referans oluşturmanıza ve sağlam bir geçmiş kaydı tutmanıza yardımcı olacaktır.
Bu adımlar, denetim sonrası süreçleri iyileştirmenize ve gelecekteki denetimlere daha hazır ve sağlam bir şekilde yaklaşmanıza yardımcı olacaktır.
Şirketinizde yazılım maliyetlerini %30 oranında düşürme imkanı olan iyi bir lisanslama kararı almak ister misiniz? Hemen bizimle iletişime geçerek Yazılım Varlık Yönetimi hizmetimiz ile maliyetlerinizi hızla düşürebilirsiniz.