Bu makalemizde yazılım maliyetleri tasarrufu, kullanıcı izlerini kapatmaya yönelik ve olumsuz iş gelişmesi ile ilgili tasarrufların nasıl ortaya çıktığı hakkında bilgiler vereceğiz. Ekonomik gelişmelerle birlikte şirketlerin işten çıkarmaya veya personellerin rollerini değiştirmeye yöneldiği görüldü.
Bu karmaşık durumlarda yazılım maliyetleri ve yazılım yönetimi süreçleri iyi kontrol edilmezse sorunlar ortaya çıkacaktır. Bunun yanı sıra bu süreçlerin iyi bir şekilde ele alınmaması maliyetleri yönetme ve tasarrufların gözden kaçmasına neden olacaktır.
Bu durumlarda şirketler için ayrılmakta olan ihtiyaca yönelik lisans ödemeleri yapılamayabilir. Yazılımların satın alınması ve dağıtma konusundaki mevcut planlar dahilinde gözden kaçırmadan devam edilebilmektedir.
Bu durumlarda şirketler yazılım masrafı konusunda iyi bir tasarruf sağlamasına gitmelidir. Lisans onayları ve yazılım tedariki konusunda sorumluluk taşıyan kişiler şirket kadrosunda bulunmayabilir. Şirketlerin ise yeteri kadar ödeme yapmamak için finans ve ticari konuları içeren durumlarda kontrol yoluna gitmektedir.
İşletmelerin yazılımı etkin ve aktif bir şekilde dağıtabilmek için personelleri işe alma, kullanıcıları eğitimi ve yazılım paketlerini kullanama sunma konusunda bir süreç oluşturmaktadır.
Herhangi bir güvenlik açığı oluşmaması için yazılım lisansı maliyetini yönetebilmede çalışanların şirketten ayrılması gibi durumlar söz konusu olabilmektedir. Bunun yanı sıra yazılım konularının yönetildiği ekipmanlar dahilinde bu süreci oluşturmada dikkat çekilmesi gerekir.
Yazılım Maliyetleri ve Tasarruf
Maliyet hesaplamaları yapılırken işten çıkarma veya çalışanların işten ayrılması durumlarında nasıl fazla ödeme yapılmamalıdır?
SaaS’a yönelik sözleşmeler yapılandırılırken yazılım varlıkları konusundaki katılım sağlayanlar, bu katılıma ayak uyduranlar ve katılımdan ayrılanların süreci etkilemesi mümkündür.
Raf yazılımının ortadan kalkması ile birlikte yaklaşık olarak %25’e kadar tasarruf elde edilir. Bu tasarrufun elde edilmesi sürecinde başka bir terim ortaya çıkmaktadır. Raf yazılımı terimi ile birlikte paket lisans anlaşması ve kullanılmayan paketlerde kullanılan bir terim olmaktadır.
Gartner bu konuda: “belirli bir zamanda BT operasyonları çalışmakta olabilir. Bu gibi durumlarda yazılımın %25’inden fazlası kullanılmaz hale gelebilir.” demiştir. Bekleyen yazılımlar ve lisansları optimize edebilmek adına şirketlerin ödeme yapmaması için tasarrufa gidilmektedir.
Bu durum işten çıkartma gibi durumlar içinde geçerli olmaktadır. Kişinin departmanları değiştirdiği durumlarda çeşitli teknik adımlara ihtiyaç kalmaksızın var olanı çözmeye yönelecektir. Dolayısıyla şirketten ayrılma durumlarında yazılımı kullanım durumundan kaldırmak ve uygun süreçleri yerine getirmek gerekir. Bu gibi durumlarda da ek olarak bir ücret ödenmesine gerek kalmamaktadır.
Bunu hemen ortaya koyabilmek için hızlıca harekete geçilmelidir. Şirketlerde yapılan sözleşmeler yılsonunu bulduğunda ve ilk çeyreğe kadar hemen hemen yenilenmesi gereken bir durum olmaktadır. Kullanılmayan lisansların şirket içerisinde kilitlenmediğinden emin olunması gerekir.
Bu durumda planlanmakta olan ve etkin bir şekilde kullanılan personel sayısı ile birlikte lisans envanterini alma konusunda BT ekipleri ile uyum içerisinde çalışılması gerekir. Sözleşmelerin ise doğru bir şekilde gözden geçirilerek otomatikleştirme konusundaki yazılım varlık yönetimi çözümünden yararlanılması gerekir. Ayrıca eksiksiz bir lisans envanterinden de kullanılmış olduğundan emin olunması gerekir.
Analiz Et ve Yeniden Müzakere Et
Tasarruf edebilmek için yapılması gereken bir takım adımlar vardır. Şirketler konusunda gerileme durumları söz konusu olduğunda sözleşmelerin ayarlanma konusu biraz zor olacaktır.
Ancak bu gibi durumlarda tasarrufa gidebilmenin basit yöntemleri bulunmaktadır. Şirketlerin hızlıca küçülüp küçülemeyeceğini görme ve ne zaman pazarlık yapabileceklerini tespit etmeleri vardır.
Bunları tespit edebilmek için lisanslarla alakalı kullanım durumlarını görmede sözleşmeleri okumaları mümkündür. Bulut üzerinden ön lisansların takas edilebilmesi ve paket halindeki eklentilerden kurtulabilme konusu soru işareti oluşturmaktadır. Ancak yapılacak olan müzakerelerde doğrultusunda sözleşmelerle birlikte korumalar elde edilmektedir. Bu gibi durumlarda yazılım konuları satıcısına iletilmeye devam etmektedir.
Bulut Uygulamalarına Özel Önem Verin
SaaS lisansı konusu doğrudan kullanıcılar ile ilişkilendirilmektedir. Bu gibi durumlarda yazılım varlık yönetimini kullanmak kurtarıcı bir yöntem olacaktır.
Hizmet masasında veya operasyon ekibinin bilgilendirilmediği şirketin ihtiyacı olmayan kadar ödeme yaptığı görülür. Aynı zamanda yazılım varlık yönetimi ekibinin de bilgilendiriliyor olması gerekir. Bu gibi durumlarda departman profillerinin ayrıntılı bir şekilde iş gereksinimlerinin incelenmesi ve uyumlu olması kontrol edilmelidir.
Roller Yeniden Yapılandırılırken Dahili Ciroyu Ele Alın
Şirketler üzerindeki var olan personellerin kaybının öğrenilmesi gerekir. Personellerin işten çıktığı durumlarda farklı bir yazılıma ihtiyaç duyması muhtemeldir. Bu gibi durumlarda genel itibariyle lisanslar hizmet dışı bırakılmamaktadır. Kullanıcıların yazılımlara ihtiyaç duymadığı durumlarda bir başkasına devretmesi mantıklı olacaktır.
Sizde BT Hizmet Yönetimi hizmetimiz ile gereksiz maliyetlerden kurtulabilir ve tüm lisanslarınızı en etkili şekilde kullanabilirsiniz. Lisans yönetimi hizmetimiz için hemen bizimle iletişime geçiniz.